“Como de costume, não sabemos porque nos reunimos. Só sabemos que a reunião acontece toda segunda-feira”.
A frase acima, extraída do livro “Os Segredos das Reuniões Produtivas – como acabar com a chatice, controlar a confusão e eliminar a perda de tempo”, de Charlie Hawkins, define bem o cenário de muitas empresas.
Muitas vezes, as reuniões acabam acontecendo mais por costume, do que por necessidade, logo, o resultado do encontro é totalmente improdutivo. E como tempo é dinheiro, não dá para desperdiçá-lo.
Isso não quer dizer que reuniões são desnecessárias, pelo contrário! Elas devem fazer parte da rotina de um negócio.
“Marcar reuniões é tão importante quanto saber delegar e preparar pessoas para garantir a perenidade do negócio”, avalia a especialista em comportamento humano e master coach Andrea Deis.
No entanto, para que as reuniões sejam proveitosas, é preciso seguir algumas regrinhas básicas que irão garantir que o encontro não vai ser uma grande perda de tempo, recursos e dinheiro. Vamos às dicas:
1. Justifique a reunião
Antes de convocar os funcionários, entenda o objetivo do encontro. Pergunte a si mesmo: aonde eu quero chegar com esse encontro? O que estou tentando fazer? Por que eu preciso colocar as pessoas juntas em uma sala? Se você não conseguir defender esses motivos, não a convoque.
2. Convide participantes, não espectadores
Não chame mais pessoas para uma reunião do que de fato é preciso. Quanto mais pessoas estão juntas, menos responsáveis elas se sentem. E se a pessoa não se sente necessária, ela não dá tanta atenção aos itens discutidos.
3. Faça uma pauta
“É preciso estabelecer uma agenda com a pauta de assuntos a serem discutidos e repassar isso aos colaboradores”, explica Márcio Iavelberg, sócio da consultoria de negócios para pequenas empresas Blue Numbers. Só não se esqueça de compartilhar com os participantes, é importante eles saberem o que será discutido no encontro.
4. Converse um pouco
Antes de começar a discutir os temas da reunião, converse um pouco para deixar o ambiente menos formal. Isso faz com que as pessoas fiquem mais soltas e pode trazer melhores resultados, uma vez que os colaboradores se sentem à vontade para falar e participar abertamente na reunião.
5. Estipule um tempo
Ao agendar uma reunião, se pergunte quanto tempo você vai precisar para atingir os resultados pretendidos. Definiu? Então informe aos colaboradores a duração do encontro. Quando os participantes sabem quanto tempo estarão ali, a reunião também fica mais produtiva.
6. Comece na hora marcada
Ao estabelecer um horário para o início da reunião, espera-se que essa seja realmente a hora em que vai começar. Dê 5 minutos de tolerância antes de iniciar a reunião para esperar por mais alguém que esteja atrasado. Esse tempo de espera pode servir, inclusive, para a tal conversa informal do começo do encontro.
7. Não perca tempo
Esteja preparado para a reunião. Estabeleça propósitos para o encontro e faça uma lista de prioridades, estabelecendo graus de urgência e critérios para desenvolvimento e aprovação. Se for preciso, tome decisões e defina os papéis de cada um.
8. Finalize com as etapas de ação
Ao final da reunião, relembre os itens discutidos e quais serão as ações estabelecidas para os assuntos que estiveram em pauta. Esses temas devem ser distribuídos para o grupo, encarregando os participantes com responsabilidades.
Seguindo esses oito passos básicos, suas reuniões nunca mais serão as mesmas e você verá a produtividade dos seus funcionários aumentar consideravelmente.