Saber controlar o que você tem em estoque te ajuda a não perder dinheiro.
Já ouviu aquela expressão “tem, mas acabou”? Piadas à parte, isso pode acontecer de verdade em uma loja virtual se o controle de estoque não for muito bem feito.
Tudo aquilo que você coloca à venda na sua loja virtual deve estar disponível para entrega se o cliente comprar. Parece óbvio? Sim, mas na prática nem sempre é assim que acontece.
Se você tem outros canais de venda, como uma loja física, provavelmente utiliza o mesmo estoque para abastecer todos eles, certo? Aí é que pode começar a confusão.
Imagine a seguinte situação: um funcionário da sua loja vende a última unidade de um produto e esquece de dar baixa no sistema ou deixa para depois.
No mesmo instante, um cliente pode estar comprando este mesmo produto – que já não existe mais – na sua loja virtual. Pode ter certeza que ele não ficará nem um pouco feliz quando você disser: “pois é, tinha, mas acabou”.
Além da dor de cabeça de ter que lidar com um cliente frustrado, que dificilmente voltará a comprar na sua loja, os custos do processamento do pagamento vão sair do seu bolso.
Parece coisa de amador? 21 de setembro de 2012. Esta era a data marcada para o iPhone 5 chegar às lojas nos Estados Unidos. Como é de costume, o lançamento causou furor entre os fãs da marca.
Mais de 2 milhões de aparelhos foram pré-reservados 24 horas após o anúncio do novo modelo. Três dias após o produto chegar às prateleiras, nada menos que 5 milhões de unidades haviam sido vendidas.
Um sucesso, certo? Não exatamente. As ações da Apple na bolsa perderam mais de 10% de valor nas semanas subsequentes ao lançamento. O motivo? Ninguém conseguia encontrar o iPhone 5 para comprar.
Na loja virtual, a previsão de entrega era de três a quatro semanas. Para comprar nas lojas físicas, era preciso ligar um dia antes para fazer uma pré-reserva. Mesmo assim, não era garantido. Os produtos que chegavam logo sumiam das prateleiras.
Problemas com a cadeia de suprimento e com o processo de fabricação estavam por trás dos atrasos. Os analistas de mercado não perdoaram. Afinal, o cliente que teria que esperar um mês para colocar as mãos no telefone poderia muito bem mudar de ideia a acabar optando por um concorrente.
Se aconteceu com a segunda empresa mais valiosa do mundo, não se iluda, pode acontecer com você. Vamos a algumas dicas práticas para controlar melhor seu estoque – afinal de contas, é melhor prevenir que remediar:
Tenha um controle rígido
Tudo que está disponível no estoque deve ser devidamente registrado e todas as movimentações – entradas e saídas – devem ser controladas.
Para fazer isso, é possível usar desde uma planilha de Excel até programas específicos e, em último caso, até o bom e velho papel. Tudo depende do porte do seu negócio e das suas necessidades. O fundamental é não deixar nada passar.
Crie um sistema de organização
Não basta ter tudo em ordem no papel ou na tela do computador. Ter uma organização lógica do local onde cada produto pode ser encontrado é fundamental. Quanto maior o estoque, mais rígido deve ser o processo.
Dividir os produtos por categorias e cores, além de criar códigos para cada um deles são formas de manter tudo em ordem e facilitar a localização.
Estabeleça processos
Para evitar falhas, estabeleça rotinas de atualização das ferramentas de controle. Por exemplo: toda vez que um produto for vendido, é necessário entrar imediatamente na planilha ou no sistema e dar baixa, além de atualizar o estoque disponível na loja virtual (caso a venda tenha sido feita por outro canal).
Mapeie o fluxo
Para abastecer melhor o estoque, é preciso ter a visão exata de quais são os produtos com maior e menor saída e com que frequência cada item tem que ser reposto. Descobrir isso é simples: basta analisar o histórico de vendas.
Programe as compras
Feito isso, crie um calendário com as datas de compra para cada item. Sistemas específicos para o controle de estoque podem até enviar alertas quando chegar a hora de fazer a reposição.
Este planejamento tem que levar em conta a previsão de crescimento da sua loja e aumentos e quedas de vendas sazonais.
Tenha fornecedores confiáveis
O segredo para nunca faltar produtos no seu estoque é ter fornecedores de confiança, que cumprem prazos e não te deixam na mão. Sempre que for trocar de fornecedor, faça um teste com antecedência para evitar problemas.
Algumas lojas trabalham com estoque compartilhado com o fabricante – ou seja, não compram antes de ter vendido. Nestes casos, é mais importante ainda ter uma relação próxima com o fornecedor e ter acesso a alguma ferramenta para checar a disponibilidade dos produtos antes de coloca-los à venda.
Como você pode ver, fazer um bom controle de estoque não é nada de outro mundo, mas exige atenção aos detalhes. Seguindo algumas dessas dicas simples, é possível garantir que o cliente não ficará na mão quando clicar no botão comprar.