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6 dicas para otimizar a comunicação e a produtividade da sua empresa

3 Mins read

Corte custos e digitalize seu negócio!

Falha na comunicação! Se você perguntar aos empreendedores qual é um dos maiores problemas para a melhoria da produtividade no ambiente empresarial, certamente muitos deles darão esta resposta.

A má comunicação leva à falta de compreensão de objetivos, o que resulta em um esforço inútil e sem foco, fazendo com que se perca tempo (e, consequentemente, dinheiro).

Por isso, para que a produtividade aumente, é preciso atuar sobre os processos, ou seja, eliminar os que não agregam valor e reestruturar aqueles que podem necessitar de melhorias, a fim de executá-los de forma mais eficiente.

Dentro desse contexto, usar a tecnologia pode ser um diferencial para que sua organização atinja o sucesso que merece. Segundo pesquisa feita pela Ipsos, 57% das pessoas fazem o uso de ferramentas sociais para melhorar a colaboração no ambiente de trabalho, além de 51% dos profissionais ainda acreditarem que podem ser mais produtivos com o suporte tecnológico.

Assim é possível obter reduções consideráveis de gastos desnecessários. E boa parte deles acontece, de fato, com mudanças no processo de comunicação da empresa. Por isso, confira, a seguir, algumas formas de reduzir custos nessa área, além de otimizar o trabalho da equipe.

1. Aposte em plataformas modernas

Não adianta nada você gastar tempo e dinheiro para otimizar a comunicação da sua empresa, visando ao ganho de produtividade, se não usar um sistema de comunicação baseado em uma plataforma moderna e funcional. Isso porque é ela que permite a padronização dos processos internos, tão importantes para agilizar o trabalho dos colaboradores.

Para ter uma ideia, ao apostar numa plataforma moderna você pode reorganizar a rotina de trabalho dos seus funcionários, eliminar tarefas que não são importantes, emitir relatórios gerenciais mais completos, facilitar a tomada de decisão e, acima de tudo, ganhar tempo e produtividade da equipe.

2. Facilite a rotina empresarial

Sem que a comunicação aconteça de forma satisfatória, muitos processos se perdem. E para minimizar esse problema, a tecnologia vem se desenvolvendo de forma a facilitar as rotinas dentro das companhias.

Um exemplo são as ferramentas utilizadas como alternativa ao uso do telefone, o que faz com que os gastos com comunicação diminuam. E isso com uma relação custo x benefício bem satisfatória.

3. Faça ligações por IP

Uma boa pedida para cortar parte desses custos com a telefonia é a tecnologia VOIP (Voice Over Internet Protocol), que realiza a conversão de uma ligação analógica em dados digitais. Assim, é possível fazer ligações via internet.

A grande vantagem dessa tecnologia é a redução dos custos com ligações, principalmente as de longa distância. Mas, além disso, ainda é possível fazer chamadas gratuitas entre dispositivos móveis e também entre computadores, o que faz com que os custos caiam mais ainda.

Em empresas que têm filiais ou unidades interligadas, como franquias, por exemplo, essa também é uma boa pedida, já que aproxima os membros da rede de maneira mais barata, cortando as tais ligações telefônicas.

Uma boa opção para implantar essa medida é o uso do Skype for Business, uma plataforma de comunicações unificadas que pode ser acessada em qualquer dispositivo, possui integração com a plataforma Office, permite que sejam usados vídeos em alta definição, tem ramal móvel e ainda conta com a união ao Skype, conectando pessoas de qualquer local.


4. Continue usando o e-mail

Essas boas opções já citadas não significam, no entanto, que você deve deixar o e-mail de lado. Pelo contrário, já que algumas atividades podem ser realizadas desta forma de uma maneira muito mais simples e direta e sem que a eficiência seja comprometida.

E lembre-se de que, além de ajudar a diminuir o gasto com ligações, a troca de mensagens eletrônicas ainda ajuda a manter o registro desses dados e resguardar a empresa em determinadas situações.

5. Fique atento à tecnologia mobile

Não tem como voltar atrás: a tendência do mobile chegou para ficar e vem revolucionando a forma pela qual as pessoas se comunicam. E essa também é uma grande chance para que sua empresa tire proveito, caso ela possua colaboradores que atuem externamente.

Isso porque os colaboradores podem usar a nuvem para acessar o sistema por dispositivo móvel e ter todas as informações em qualquer lugar e a qualquer momento, o que permite o ganho de agilidade, já que o acesso aos dados é feito em tempo real.

Você ainda pode usar aplicativos de comunicação para entrar em contato com os funcionários.

6. Aposte na videoconferência para reuniões

Caso a sua empresa faça muitas reuniões com pessoas externas, uma boa opção é fazer uso da videoconferência. Com ela, os custos que você absorve quando um colaborador precisa viajar para realizar apresentações e reuniões, por exemplo, não precisam mais existir.

As reuniões podem ser feitas a distância, envolvendo diversas localidades, sem que seja necessário custear o deslocamento. E mais: a medida ainda ajuda a companhia a obter ganhos em eficiência e produtividade, já que não se perde mais tempo com o deslocamento físico.

Digitalize sua empresa, corte custos e aproveite todos os benefícios do Skype for Business. Conheça!

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