O Ciclo PDCA é usado por diversas empresas como forma de otimizar processos
Uma das características das grandes empresas é que elas estão sempre criando processos e novidades que otimizam aquilo que já faziam antes. É esse tipo de comportamento que contribui para que elas sejam sempre líderes de mercado e continuem agradando ao consumidor no decorrer dos anos.
Uma das estratégias que as empresas usam para garantir a melhora constante em seus processos é o Ciclo PDCA. Trata-se de uma metodologia que tem como proposta criar uma rotina de otimização baseada em análise, prática e ajuste.
Como é um ciclo, o PDCA não tem fim. A intenção é que todos os profissionais envolvidos busquem a otimização constante e que, dessa forma, a empresa possa estar sempre crescendo.
O que é PDCA
PDCA é a sigla para Plan, Do, Check e Act, ou em português Planejar, Fazer, Checar e Agir, e cada uma dessas etapas possui tarefas específicas que devem ser desempenhadas para que o ciclo continue.
Planejar: esse é o momento estratégico. O primeiro passo é você e sua equipe identificarem problemas encontrados nos processos e produtos e diagnosticarem outros elementos que podem ser otimizados.
Depois de identificar os problemas, é hora de pensar nas soluções e transformá-las em objetivos. E, por fim, cria-se um plano de ação com tarefas e metas a serem alcançadas para atingir os objetivos que você determinou e chegar à resolução do problema.
Fazer: com o planejamento estratégico em mãos, segue-se para a fase de execução. Neste momento, além de cumprir o planejado, é interessante que as pessoas envolvidas no processo reparem no quanto a teoria se aplica à prática, anotando se as atividades planejadas estão sendo efetivas para a resolução do problema.
Checar: o ideal é que essa etapa aconteça ainda durante a segunda fase do ciclo e visualize se as ações estão sendo feitas conforme o planejado e quais são os resultados que estão sendo obtidos durante um período.
Neste momento, o ideal é fazer uma avaliação minuciosa de como as tarefas foram feitas e do que deu certo ou não. Baseado nisso, o plano será revisto e ajustado.
Agir: em posse da análise das ações e com as alterações já definidas, coloca-se em prática uma emenda no planejamento para que, agora sim, todas as tarefas sejam concluídas com sucesso, os objetivos sejam alcançados e o resultado seja a total resolução dos problemas e otimização dos processos dentro da área analisada. É aqui que o ciclo se liga ao primeiro momento e o ciclo recomeça.
O que fica claro, analisando cada etapa, é que o Ciclo PDCA se baseia em um planejamento imediato, feito na primeira fase, e que se transforma em um plano definitivo depois da vivência prática e análise de dados.
Esse processo é extremamente benéfico porque ajuda a tirar as metas do campo das ideias e conferir sua validade em um ambiente de trabalho real. Além disso, ele prioriza a análise de métricas, algo que é muito importante em todos os negócios, mas que muitos empreendedores acabam deixando de lado.
Vamos imaginar que estamos aplicando o Ciclo PDCA em uma pequena fábrica de massas artesanais. Foi diagnosticado que os funcionários perdem cerca de 3 horas por dia higienizando bancadas e equipamentos de trabalho. Esse período equivale a 150 quilos de massa que estão deixando de ser produzidas.
Em um momento de planejamento, é determinado que devem ser criadas estratégias que reduzam esse tempo para 1 hora e meia. Como resultado haverá um aumento na produção de 75 quilos de massa por dia.
Parte-se, então, para o plano de ação e o grupo concorda em estipular horários específicos para a limpeza, sendo 45 minutos de limpeza antes do horário do almoço e 45 minutos no fim do dia, de forma que, quando os funcionários chegarem para trabalhar no dia seguinte, tudo esteja organizado e limpo para começar a produção.
Na fase do agir, a mudança é implementada, mas os funcionários percebem que, até chegar o momento de higienizar a bancada e os equipamentos, muitas panelas, bowls e outros utensílios já estão na pia e fica impossível utilizá-los sem lavar. Com tanto material parado, a produção fica mais lenta e os 45 minutos são insuficientes para limpar tudo.
Depois do período de análise, percebe-se que a produção caiu de 250 quilos de massa por dia para 200 quilos, porque o processo ficou mais demorado.
Essa checagem faz a equipe reavaliar o processo e chegar à conclusão que é mais barato contratar um funcionário para cuidar apenas da limpeza do que deixar a tarefa para os cozinheiros. Mesmo com uma pessoa a mais na folha de pagamento, a produção aumenta os 150 quilos, fruto das 3 horas de trabalho a mais que antes eram dedicadas à limpeza, o que aumenta o faturamento da fábrica.
Viu? Nesse exemplo foi traçado um plano, colocado em prática, reavaliado e ajustado à realidade, exatamente o que prega a metodologia PDCA. Esse ciclo pode ser implementado em qualquer situação e em todos os departamentos: financeiro, logístico, comercial, de marketing etc.
O mais importante na implantação é que você se lembre que o Ciclo PDCA não é apenas uma ferramenta, mas uma cultura que deve ser adotada por todos para que a empresa esteja em processo de melhoria constante. Dessa forma, o sucesso é garantido!