O volume excessivo de reuniões nas empresas se transformou em um dos maiores vilões do tempo.
Fazendo uma conta rápida, em uma empresa com 100 funcionários o desperdício gerado por reuniões desnecessárias pode custar cerca de 620 mil reais por ano.
Um dos maiores problemas do volume excessivo de reuniões é que o profissional acaba deixando o seu trabalho de lado para participar das reuniões, que, muitas vezes, são intermináveis e improdutivas. Com isso, boa parte do trabalho que deveria ser feito acaba ficando atrasada ou consumindo horas extras, gerando gastos excessivos e desnecessários.
Mas esse é um problema passível de solução. Não vou dizer que é simples ou fácil, mas é algo realmente factível. Há muitos anos, desenvolvemos na TriadPS programas para reduzir ou melhorar as reuniões. Tivemos sucesso em boa parte dos casos, com a redução de milhares de reais em reuniões, o que torna o assunto ainda mais delicado de abordar, pois quem gostaria de divulgar que na sua gestão havia o desperdício de alguns milhões com reuniões inúteis? O que vejo e acho muito interessante é que os líderes estão começando a querer lutar essa batalha.
Nesse tempo todo trabalhando com esses processos, aprender com os projetos nos quais falhamos é o mais importante, pois ali está a sabedoria de acertar na próxima. Diante disso, selecionei três pontos que prejudicam o processo de melhoria das reuniões nas empresas.
1 – Reunião improdutiva é a forma mais simples de mascarar a ineficiência
Com certeza, você conhece uma série de profissionais, líderes e parceiros que disfarçam sua incapacidade com inúmeras reuniões. Se não são capazes de tomar a decisão ou se têm medo de decidir sozinhos, por que não agendar mais encontros para conversar sobre o assunto? Esse é o tipo de caso em que um processo de reuniões eficiente pode ser perigoso para quem está se mascarando. O boicote a esse tipo de situação é natural, mesmo que na surdina, as coisas não vão acontecer.
Não adianta apenas treinamento, campanha ou discurso para a redução das reuniões, se os líderes e as equipes não se envolverem. Se não aceitarem que o problema não é apenas a reunião, mas também a forma como as decisões são tomadas. É preciso que o processo comece e continue de forma crescente, olhando para vários aspectos, ou todos os velhos hábitos voltam a se instalar rapidamente.
2 – Condutores (ou consultores) ruins destruindo a possibilidade de melhorar
Estive em um cliente para conduzir a reunião de conselho deles. Antes mesmo de começar, senti certo descrédito dos participantes, mas não sabia exatamente o porquê. Depois de fecharmos a reunião − que estava programada para durar 4 horas − bem antes, um diretor me contou a história. Anteriormente, eles haviam contratado um “consultor de reuniões”. Ele se saiu tão mal que nem conseguiu terminar a reunião, foi expulso no meio.
Leva tempo para formar um condutor profissional de reuniões. Nesse caso, o tempo é que faz a experiência, e não apenas a leitura de livros ou cursos. Se a pessoa não tiver pelo menos 400 horas de condução no histórico, com técnicas adequadas, não vai conseguir lidar com os problemas da dinâmica de uma reunião mais complexa. Isso faz com que todo o processo caia em descrédito, o que é péssimo. Tem gente boa no mercado, séria, porém para cada bom profissional existe o quádruplo de ruins. Selecione bem.
3 – Tecnologia mal aplicada
Muitas empresas investem na compra de tecnologias caríssimas de teleconferência, vídeo-presença etc. Tecnologia funciona, mas deve ser bem aplicada. A questão é realmente saber quando, como e onde usar. Além disso, é preciso treinar as pessoas corretamente e medir o retorno desse investimento. Não basta ligar uma câmera no Skype do seu computador e sair fazendo a reunião. Esse é um processo que envolve diversos conceitos.
Melhorar as reuniões da sua empresa não é impossível. O primeiro passo é fazer com que a questão passe a fazer parte da estratégia de toda a empresa, inclusive da diretoria. Tudo começa com o querer melhorar e, depois, com as técnicas e a tecnologia certas, o processo começa a fluir.