Sabe aquela sensação de terminar o dia esgotado e com um monte de tarefas pendentes? Você se sente assim com frequência? Isso pode ser sinal de que sua produtividade não está lá essas coisas.
Quem tem um negócio sabe que muitas decisões do dia a dia dependem do empreendedor e fica difícil dar conta de tudo.
Contas a pagar, fornecedores, clientes, estoque. As tarefas se multiplicam e parece que faltam horas no dia para resolver todas as pendências.
E tudo isso pode acabar afetando o seu bolso. Diversas pesquisas provam que a produtividade está diretamente ligada aos resultados de um negócio. Por isso, aquele dia que termina com muitas tarefas por fazer pode significar algum dinheiro a menos no final do mês.
Se você já se pegou desejando criar um clone de si mesmo para dar conta de tudo, saiba que não é único. Mas como isso está fora de cogitação – pelo menos no futuro próximo –, a solução é adotar técnicas para ser mais produtivo. Confira algumas:
1. Faça uma lista de prioridades
É difícil definir o que é mais importante em um negócio, mas ter uma lista de prioridades do dia ajuda bastante a se organizar e ser mais produtivo. Depois que pegar o jeito, você pode tentar também uma listinha de coisas para não fazer e incluir tarefas que outras pessoas podem fazer por você.
Para definir as prioridades, pense no resultado. Tudo aquilo que trará mais benefícios ao negócio, agora ou no futuro, deve ir para o topo da lista.
2. Limite o tempo das reuniões
Reuniões costumam ser uma ótima fonte de desperdício de tempo. Um grupo reunido em uma sala sem uma pauta bem definida pode passar horas conversando sem resolver uma única questão.
Por isso, antes de convocar o encontro faça uma pequena agenda com até dois assuntos para sentem discutidos. Limite o tempo das reuniões em até 30 minutos e avise todos os envolvidos que a discussão não pode extrapolar este período.
3. Cuidado com as distrações
Dar uma olhadinha nas redes sociais no meio do expediente não faz mal a ninguém, certo? Errado! Já existem pesquisas que comprovam que acessar o Facebook durante o trabalho – especialmente no meio de uma tarefa – diminui a produtividade. Se não quiser ficar por fora do que está rolando nas redes, separe um tempo na agenda para isso. E, para evitar a tentação, nada de deixar uma aba no navegador com a rede aberta.
Outra distração perigosa é a caixa de e-mail. Abrir e ler cada mensagem assim que ela pula na caixa de entrada atrapalha o fluxo de trabalho. Separe alguns momentos do dia para checar e responder os e-mails.
4. Use a tecnologia a seu favor
Existem diversas ferramentas e apps que ajudam a organizar as tarefas do dia-a-dia. Há gestores de tarefas, como o RememberTheMilk e o WunderList, que trazem lembretes no celular para suas prioridades.
Softwares que bloqueiam ou limitam o acesso a certas aplicações por um determinado tempo, como Think e Self-Control, por exemplo, são úteis para quem dificuldade de resistir às distrações.