Contratar um serviço de e-mail profissional é, com certeza, um passo importante para agregar valor ao seu negócio. Escolhendo um plano que cabe no seu bolso, é possível garantir um domínio personalizado, com o nome da sua empresa.
Pense bem, você se sente mais seguro ao receber um e-mail que traz o nome de uma empresa própria ou de um provedor genérico?
Mais que isso, um e-mail profissional pode ser usado em várias atividades diárias do seu negócio. É através desse recurso que você receberá documentos, entrará em contato com fornecedores, e claro, realizará atendimentos com seus clientes!
Pensando na relevância dessa ferramenta, o UOL Meu Negócio resolveu mostrar quais boas práticas ajudam a criar um diálogo mais eficiente e seguro no ambiente profissional.
São inúmeros “deslizes” que devem passar longe das suas mensagens corporativas. Por isso, além de seguir uma linguagem adequada nas mensagens, também é importante realizar backups dos seus dados.
Não esqueça! É a imagem do seu negócio que está em jogo!
Quer entender melhor como trabalhar com um e-mail profissional?
Em menos de 10 minutos você terá dicas valiosas para manter esse canal bem estruturado!
Diferenças entre um e-mail corporativo e um pessoal
Enquanto um e-mail pessoal utiliza o domínio do provedor em que está hospedado (como @gmail.com ou @outlook.com), o e-mail profissional permite o uso do domínio do proprietário, criando um endereço próprio.
É o que acontece nos serviços de e-mail profissional do UOL Host. Quando uma empresa usa a nossa ferramenta, garante um e-mail personalizado com a sua marca (por exemplo: voce@suaempresa.com.br).
Aliás, essa é uma das boas práticas que ajudam na imagem profissional de um negócio!
Como ter boas práticas em um e-mail profissional?
E você, ainda usa um e-mail pessoal para se comunicar com colaboradores, clientes e fornecedores? Se a resposta for sim, está na hora de transformar essa realidade!
O UOL Meu Negócio resolveu listar as boas práticas que, além de facilitar a comunicação com a sua rede de contatos, ainda trarão mais credibilidade para a sua marca.
Acompanhe:
1. Use uma assinatura padrão
Seu negócio possui uma identidade visual, certo? Então é fundamental que o seu e-mail profissional leve o “símbolo” que representa a sua marca. Até porque, é através da identidade visual que as pessoas reconhecem a sua empresa.
Na assinatura – localizada na parte inferior da mensagem –, tente utilizar elementos básicos de identificação. Assim, seu público, colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes reconhecem facilmente o seu negócio:
- Nome do Remetente – Seu Nome
- Cargo ou Setor – Ex: Gerente Administrativo
- E-mail – Ex: voce@suaempresa.com.br
- Telefone(s) – Número Corporativo
- Site – Ex: www.suaempresa.com.br
- Endereço – Caso tenha um ponto físico
- Links para redes sociais – Ex: Facebook, Instagram e LinkedIn.
Além disso, é importante atribuir uma assinatura digital nos documentos compartilhados pelo e-mail. Dessa forma, os arquivos assinados digitalmente só podem ser lidos pelos destinatários, já que a criptografia restringe o acesso.
2. Cuide da segurança
Falando em assinatura digital, essa é uma das boas práticas que colaboram para a segurança do seu e-mail profissional. Além disso, é importante ativar a caixa de SPAM – os e-mails indesejados que vamos falar mais adiante –, e ter atenção na criação de senhas fortes.
Ainda no quesito segurança, ter o sistema SSL no e-mail profissional garante a integridade e o sigilo das informações. O SSL (Secure Sockets Layer ou Camada de Soquete Seguro) é instalado diretamente no servidor de e-mail.
Por meio da criptografia de dados – que converte dados em códigos ilegíveis –, as mensagens não podem ser lidas ou adulteradas por criminosos virtuais!
3. Faça backups com frequência
Quem é dono de um negócio e possui um e-mail profissional, já sabe: todos os dias são compartilhadas mensagens importantes para a empresa. São conversas com fornecedores, parceiros e clientes que, teoricamente, não deveriam ser perdidas.
Porém, alguns servidores de e-mail não oferecem a ferramenta de backup, isto é, cópias de segurança dos dados digitais. O resultado não poderia ser pior: seu e-mail profissional fica vulnerável, com a perda de informações relevantes!
Por isso, é essencial ter um servidor de e-mail que ofereça a opção de backup. Dessa forma, é possível configurar a cópia de segurança em tempo real, já que algumas mensagens também podem ser excluídas acidentalmente.
4. Seja específico e objetivo
Mensagens profissionais não devem abrir margem para dúvidas, pois caso o destinatário não entenda sua mensagem, perde-se um tempo valiosíssimo!
Ou seja, é importante que as informações sejam claras, para eliminar ruídos na comunicação e economizar tempo. Caso você tenha uma pergunta importante a fazer, tente colocá-la no início da mensagem – nessas horas, ir direto ao ponto é fundamental!
Vale lembrar que uma mensagem de e-mail pode ser objetiva – quando você pode ser bem específico, solicitando providências necessárias –, ou apenas informativo, quando você também pode ser bem sucinto na mensagem.
5. Verifique os limites de armazenamento
Um dos grandes problemas de empresas que não usam um e-mail profissional é o baixo volume de armazenamento. Até porque, normalmente, e-mails pessoais não necessitam de tanta capacidade.
Porém, optando por um serviço de e-mail profissional, a sua empresa tem acesso a planos com grande quantidade de GB (Gigabyte) para armazenamento.
Usando um e-mail para fins comerciais, você passa a contar com um limite de espaço disponível no servidor. Porém, quando o limite é atingido, não é possível receber outras mensagens até que a capacidade de espaço seja liberada.
Com o e-mail do UOL HOST é diferente. As caixas de e-mail possuem 25GB de espaço cada, o que permite armazenar cerca de 25 milhões de mensagens ou ou 10 mil anexos de 100KB cada!
6. Evite anexar arquivos grandes ao e-mail corporativo
Outra ação que faz parte das boas práticas de um e-mail profissional tem relação com os anexos. Como já falamos por aqui, os serviços de e-mail apresentam limites de tamanho tanto para as mensagens enviadas quanto para as recebidas.
Por isso, anexar um grande volume de arquivos em uma mensagem pode gerar falhas no envio!
Caso você enfrente esse tipo de situação, a dica é dividir os anexos em vários e-mails ou gerar links compartilhados. Com o uso do serviço We Transfer, por exemplo, você consegue compactar seus arquivos e enviar o link por e-mail.
7. Se atente ao SPAM e ative sua detecção
Lembra que falamos sobre SPAMS no início desse texto? Pois é, vale lembrar que o envio de uma única mensagem para muitos destinatários faz com que o seu e-mail seja classificado como SPAM – ou seja, uma mensagem indesejada!
Da mesma forma, você também pode receber esse tipo de mensagem. Isso pode resultar em uma caixa de entrada lotada de e-mails irrelevantes. Por isso, é fundamental contar com um serviço de antispam, que inclui esses e-mails indesejados em uma pasta separada!
Gostou de conhecer as boas práticas que tornam o seu e-mail profissional mais eficiente?
Com o UOL Meu Negócio você tem acesso às melhores informações, e ainda recebe indicações de serviços que podem facilitar a rotina do seu negócio!
É o caso do serviço de e-mail profissional do UOL HOST. Uma solução completa para quem deseja uma comunicação mais assertiva em um ambiente personalizado.
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