Imprevistos fazem parte da rotina de todo empreendedor. Se você ainda vai ingressar no universo das vendas, é bom ficar por dentro desta realidade.
Para que essas eventualidades não se tornem um problema, existem metodologias que ajudam a criar os melhores objetivos e metas para um negócio.
Um bom exemplo é o ciclo PDCA. Aliás, antes de começarmos a falar sobre ele, você sabe o que é PDCA?
Em resumo, esse método atua na melhoria da gestão dos processos, tornando as atividades mais eficientes e objetivas.
Ou seja, se você deseja empreender de maneira simples, rápida e com menor custo, não pode deixar de fazer a leitura deste texto até o fim!
Saiba qual a importância de usar o PDCA no seu planejamento, quando usar essa metodologia, e claro, todas as vantagens de usá-la na sua empresa!
PDCA: O que é e qual a sua importância?
O ciclo PDCA pode ser um ótimo aliado para o seu planejamento, mas antes de saber mais detalhes sobre ele, vamos começar do início?
Se você ainda não sabe o que é PDCA, vamos desvendar o conceito dessa metodologia a partir de agora.
O ciclo PDCA é um dos mais conhecidos métodos de gestão. Ele tem foco na solução dos problemas e na melhoria dos processos internos de uma empresa, sempre visando a melhoria contínua. Para isso, ele é dividido em quatro fases:
1. Plan (planejar)
Parte importante de toda gestão empresarial, o planejamento é o primeiro passo para que todas as outras ações tenham sucesso. Portanto, é preciso ter cautela e atenção para tentar responder duas questões:
- Qual problema vou resolver dessa vez?
- Por que é preciso resolver essa questão?
Depois de respondê-las, ficará mais fácil descobrir as causas que levaram a esses problemas. A partir daí, você pode planejar as melhorias necessárias e definir metas claras para colocar o seu projeto em prática.
Mas atenção! É recomendado que esse planejamento seja realizado em pequena escala, para testar os efeitos positivos (ou negativos) das metas que foram traçadas.
E claro, não esqueça que os novos objetivos devem estar de acordo com a realidade da sua empresa. Caso contrário, o seu ciclo PDCA pode iniciar com maus resultados.
2. Do (fazer)
Já entendeu o que é PDCA, definiu seus objetivos e o caminho para atingi-los? Então a próxima etapa é “colocar a mão na massa”. Ou seja, é quando você vai poder executar o seu planejamento.
Se você trabalha sozinho, aqui vai uma dica valiosa: tenha disciplina para garantir que, na prática, tudo sairá de acordo com o que foi pensado no papel.
Agora, se você conta com uma equipe, é importante realizar treinamentos com os colaboradores que assumirão as novas tarefas. Dessa forma, todos se mantêm engajados e comprometidos com o ciclo PDCA.
Por fim, observe se existe algum problema que esteja impedindo a execução do seu planejamento. Se você notar algum imprevisto, volte à fase do planejamento e verifique o que pode ter causado a falha.
Por outro lado, se tudo estiver saindo conforme o previsto, você já pode avançar para a próxima etapa!
3. Check (checar)
Quais foram os efeitos positivos da etapa anterior do ciclo PDCA? É neste momento que você fará uma verdadeira checagem, monitorando cada atividade do seu planejamento.
Dessa forma, é possível identificar se a sua empresa está no caminho certo. Caso exista alguma incoerência nos resultados, você e sua equipe podem realizar ajustes e se preparar para a última fase da metodologia PDCA.
Mas como identificar essas incoerências? Basta fazer uma comparação entre os resultados esperados e aqueles que foram obtidos na etapa de checagem.
Para isso, você pode usar um histograma – nada mais é que um gráfico que analisa, dentro de um intervalo de tempo, o comportamento de uma variável!
4. Act (agir)
Se realmente foram identificadas diferenças entre os resultados planejados e obtidos, é hora de agir! Nesta etapa devem ser aplicadas as mudanças que visam a melhoria do seu plano de ação.
Se tudo tiver saído conforme o planejado, significa que você encontrou um método assertivo para a execução das suas tarefas. Ou seja, você tem sinal verde para padronizar os processos!
Agora que você já sabe o que é PDCA e conhece todas as etapas desse ciclo, é hora de entender como e quando usá-lo no seu negócio. Acompanhe no próximo tópico!
Como e quando usar esta metodologia?
O ciclo PDCA é uma ferramenta que pode ser implementada em diversos setores e para diferentes fins: seja no aprimoramento dos processos, na implantação de padrões ou na criação de novos produtos.
Por exemplo: imagine que você teve a ideia de lançar um novo produto para a sua marca.
Na fase de planejamento (P), é possível se perguntar: quem são os possíveis clientes? Como atingi-los? O que precisa ser feito?
Na fase de execução (D), você pode criar um protótipo (versão teste) do novo produto. Depois, você pode apresentá-lo para um grupo restrito de potenciais clientes.
Na fase de checagem (C), é o momento ideal de se fazer novos questionamentos: você tinha razão em relação aos clientes que previu? Os processos ocorreram conforme o planejado ou teve imprevistos? Quais foram as avaliações dos potenciais clientes?
Por fim, na fase ação (A), fica mais fácil entender se o produto precisa de alterações. Se sim, você pode voltar à primeira etapa e listar quais ajustes são necessários. Se não, é só padronizar esse novo item e incluí-lo no seu catálogo de vendas.
Viu só? Colocando a metodologia PDCA em um exemplo prático, fica mais claro entender como essas etapas podem ser aplicadas na sua rotina!
Quais os benefícios de adotar esta metodologia na sua empresa?
Além de atuar como um método de qualidade para o seu negócio, o ciclo PDCA auxilia na identificação de futuros erros, diminui os custos financeiros e mais:
- Facilita a tomada de decisão: com metas e objetivos bem definidos, o plano de ação transcorre de forma mais clara, tornando as escolhas do empreendedor mais objetivas.
- Promove a melhoria contínua: a metodologia PDCA estimula a adoção de padrões cada vez mais eficientes, com foco na qualidade e na melhora dos resultados.
- Melhoria no fluxo de trabalho: com a análise de metas e indicadores, o ciclo PDCA elimina o tempo gasto nos processos que não geram os resultados esperados.
Se você chegou até aqui, é sinal que conseguiu entender o que é PDCA. Agora, resta colocar em prática todo esse conhecimento e trabalhar a favor dos melhores resultados!
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