Gestão do tempo: o que é e por onde começar

Gestão do tempo: o que é e por onde começar

Organizar as atividades pessoais e profissionais não é uma tarefa fácil, mesmo com a modernidade e tecnologia ao nosso dispor, é necessário fazer a gestão do tempo para que o dia a dia seja produtivo.

Quem é empreendedor sabe o quanto é importante administrar o tempo, as tarefas e os compromissos diários. Uma vez que a demanda de informações é enorme. Nesse contexto, se não for feito um planejamento sólido dessas atividades, é fácil se perder no meio delas. 

Quer uma mãozinha? Saiba como ser uma pessoa mais produtiva neste artigo! 

O que é gestão do tempo?

Gerir bem o tempo não significa se ocupar com inúmeras atividades o dia todo, mas sim administrar as atividades que precisam ser feitas por ordem de prioridade e a quantidade de energia necessária para que elas sejam efetivamente concluídas. 

Como isso funciona na vida de um empreendedor? 

  • Organizar as compras de mercadorias e controlar o estoque da empresa, mantendo reuniões com os fornecedores
  • Estabeleça um período do dia para isso, pois grande parte dos clientes estão na internet, esperando para serem contatados. Por exemplo, antes de finalizar o dia de trabalho ou em intervalos, entre nas redes sociais e veja quais foram as últimas mensagens que sua página ou publicação recebeu
  • Cuide de você e de sua família, separando um tempo para a saúde e o lazer
  • Estabeleça um dia para o pagamento das contas pessoais e da empresa, organizando uma pasta para cada categoria (luz, aluguel, impostos e etc).

Viu só? Essas são apenas algumas tarefas que devem ser feitas periodicamente e é imprescindível que estejam bem organizadas em sua agenda.

Gestão do tempo e produtividade são a mesma coisa?

Esses dois termos se complementam, ou seja, uma pessoa produtiva não necessariamente precisa estar sempre ocupada. Isto é, quando ela conhece as suas prioridades e equilibra bem as demais atividades, então a gestão do tempo está sendo aplicada adequadamente, gerando uma maior produtividade.

Você pode estar se perguntando: então eu preciso planejar cada segundo do meu dia para ser uma pessoa produtiva? Calma, não é bem assim.

Ao gerir o tempo, tomamos consciência de qual tarefa é mais importante e isso se dá com a prática. Não se preocupe em encher a agenda de atividades, mas sim em executar bem as suas prioridades.

Já o conceito de produtividade pode ser entendido como a capacidade de produzir algo, bem como o tempo gasto para concluí-la. Isso é aplicado pelos empreendedores em suas atividades diárias, para que eles consigam administrar melhor os resultados obtidos. 

Os 03 maiores inimigos da produtividade

Os vilões da produtividade existem e podem estar mais perto do que você pensa! 

Sabe aqueles dias em que as atividades parecem não render? Pois os inimigos da gestão do tempo estão em ação. Veja quais são eles:

  1. Procrastinação: é quando adiamos as tarefas que precisam ser feitas, deixando-as para depois
  2. Conferir o celular o tempo todo: recomenda-se que as notificações do celular sejam desativadas enquanto você executa uma tarefa, pois isso distrai a atenção e compromete a produtividade.
  3. Realizar várias tarefas ao mesmo tempo: algumas pessoas podem pensar que fazer inúmeras atividades ao mesmo tempo significa ser produtivo, mas é exatamente o contrário. Lide com uma tarefa de cada vez, por ordem de prioridade.  

Qual desses vilões você conseguiu identificar em sua rotina? Esse é um dos primeiros passos para eliminá-los do seu dia a dia e começar a ser uma pessoa produtiva de verdade!

Por onde começar a realizar a gestão do tempo?

Já sabemos da importância de fazer a gestão do tempo na área profissional, mas essas dicas também se aplicam à vida pessoal. Confira agora por onde começar:

Planejamento de rotina

Trata-se de escrever em um papel, aplicativo ou em uma planilha, todas as atividades que você precisa realizar, sejam mensais, semanais e diárias.

Em seguida, adicione uma cor para cada uma delas, destacando as que possuem maior prioridade.

Checklist para não deixar nada de fora

Depois de feito o planejamento é hora de elaborar o checklist.

Ou seja, uma espécie de lista de tarefas criada para que você tenha um controle melhor do que precisa ser feito durante o dia. Assim que for concluída, risque a atividade da lista. 

Definindo a ordem de prioridade

Para saber se uma tarefa é importante, observe o prazo em que ela precisa ser executada, se envolve algum pagamento (como por exemplo, as contas e despesas fixas) e se necessita da ajuda de terceiros para ser concluída. 

Técnicas para controlar o tempo das tarefas

Como controlar o período para executar cada uma das tarefas? Vamos conhecer algumas técnicas que podem ajudar na sua gestão do tempo:

  • Pomodoro: a técnica consiste em dividir as tarefas em blocos onde a pessoa dedica toda a sua atenção em cada uma delas por cerca de 25 minutos. Após isso, você tem um intervalo de 5 minutos para descansar e logo iniciar a próxima tarefa com mais tranquilidade
  • Kanban: é um método em que se usa cartões de diferentes cores para escolher as tarefas que serão realizadas, reforçando o apelo visual. É possível dividir os cartões em Fazer, Fazendo e Feito, assim você terá controle do andamento das atividades
  • Getting things done (GTD): criada pelo norte-americano David Allen a sigla GTD significa fazer as coisas acontecerem. A técnica propõe dividir o trabalho em cinco passos: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar
  • Lei de Parkinson: esse é um método que consiste em desafiar a si mesmo forçando-se a cumprir os prazos antes do tempo estipulado. Topa testar essa técnica? 
  • Sprints: essa ferramenta consiste em dividir os projetos e tarefas em pedaços menores, elevando a sua eficiência na execução delas. Isso é muito eficaz quando temos muitas atividades para um único dia, já que você pode partir as que são maiores em partes menores. 

Você já utilizou alguma dessas ferramentas de produtividade no seu dia a dia? Ao colocar uma delas em prática, é possível saber qual funciona ou não em cada caso. 

Para conhecer mais técnicas para controlar o tempo das tarefas, clique aqui e ganhe mais produtividade em seu dia!