O ano novo fiscal está se aproximando e é hora de você preparar o seu negócio para a virada financeira. Por mais que pareça uma tarefa burocrática, é fundamental organizar todas essas questões para garantir que a sua operação funcione perfeitamente em 2025.
Com a virada do calendário, muitos empreendedores começam a planejar estratégias para o próximo ciclo de operações. Mas o olhar não pode ser restrito ao planejamento de vendas e marketing, por exemplo. É o momento ideal para entender como se preparar para o ano novo fiscal que está se aproximando.
Sim, você quer identificar as oportunidades para conseguir mais clientes e aumentar a sua margem de lucro, mas tudo isso passa diretamente pelo trabalho em achar os pontos fortes e fracos da saúde financeira e organizacional do seu negócio. Afinal, a falta de atenção à estrutura fiscal pode resultar em problemas legais e financeiros.
O que acha, então, de entender mais sobre a importância do ano fiscal, como ele funciona e quais estratégias podem ajudar a preparar seu negócio para esse novo ciclo? Continue a leitura para tirar as suas dúvidas!
O que é ano fiscal de uma empresa?
O ano fiscal, também conhecido como exercício fiscal ou contábil, é o período de 12 meses no qual uma empresa realiza o acompanhamento de suas operações financeiras e fiscais.
Diferentemente do calendário civil, o ano fiscal pode começar em qualquer data, dependendo das regulamentações locais ou da estratégia da própria empresa. Esse período é usado para calcular margem de lucro, despesas, receita e impostos, além de servir como base para relatórios financeiros.
Por exemplo, no Brasil, muitas empresas seguem o ano fiscal alinhado ao calendário civil, ou seja, de 1º de janeiro a 31 de dezembro. Porém, outras organizações podem optar por um período diferente, como de abril a março, se isso se alinhar melhor ao fluxo de receitas e despesas do negócio.
Quando começa o ano fiscal?
O início do ano fiscal varia conforme o país, setor de atuação ou estratégia da empresa. No Brasil, a maioria das organizações adota o período que coincide com o ano-calendário (1º de janeiro a 31 de dezembro), pois isso facilita o cumprimento das obrigações fiscais.
Quando acaba o ano fiscal?
Independentemente de quando o ano fiscal começa, ele sempre tem a duração de 12 meses. Se sua empresa inicia o ano fiscal em janeiro, ele vai terminar em dezembro. No caso de empresas com períodos fiscais diferenciados, como de abril a março, o encerramento se dá no último dia do mês final.
Como funciona um ano fiscal?
O ano fiscal organiza as atividades financeiras em um período específico para fins de planejamento, monitoramento e conformidade regulatória.
Na prática, ele é dividido em quatro trimestres, que facilitam o acompanhamento de metas e resultados. Por exemplo:
- 1º trimestre: janeiro a março (ou o período equivalente, dependendo do início do ano fiscal);
- 2º trimestre: abril a junho;
- 3º trimestre: julho a setembro;
- 4º trimestre: outubro a dezembro.
Ao final de cada trimestre, muitas empresas realizam análises financeiras para ajustar estratégias, prever lucros e reduzir despesas.
Leia também: Como separar as finanças pessoais da empresa
Qual a importância do ano fiscal para uma empresa?
Como é uma questão mais burocrática, nem sempre é fácil entender a importância e o impacto da preparação para o ano novo fiscal, certo? Para não restar dúvidas, separamos os fatores mais importantes para o seu negócio.
Impacto no planejamento financeiro e orçamentário
O planejamento financeiro eficiente depende diretamente da organização do ano fiscal. Quando a empresa estrutura suas finanças em torno de um ciclo definido, é possível prever com maior precisão receitas e despesas, além de planejar ações estratégicas de investimento e contenção de custos.
Por exemplo, uma empresa de varejo que identifica picos de vendas no quarto trimestre pode, com base no histórico do ano fiscal anterior, direcionar recursos adicionais para marketing sazonal e reforço de estoque nesse período.
Da mesma forma, setores industriais podem planejar manutenções preventivas em períodos de baixa demanda, minimizando o impacto operacional.
Além disso, a divisão do ano fiscal em trimestres ajuda a criar checkpoints para avaliar o cumprimento de metas financeiras e ajustar o curso conforme necessário.
Por exemplo, se as margens de lucro no primeiro trimestre forem inferiores ao esperado, medidas corretivas podem ser implementadas para recuperar o desempenho nos trimestres seguintes.
Relação com a declaração de impostos
A conformidade fiscal é uma obrigação de toda empresa, e o ano fiscal é a base para calcular e pagar impostos de maneira precisa.
No Brasil, a Receita Federal exige que as empresas entreguem documentos como o Livro Caixa, Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e SPED Contábil, e essas informações devem estar alinhadas ao período fiscal.
Uma empresa organizada em relação ao ano fiscal consegue evitar erros ou omissões que poderiam resultar em penalidades.
Um erro no cálculo do lucro tributável, por exemplo, já pode levar à aplicação de multas ou até mesmo a auditorias mais detalhadas por parte dos órgãos reguladores.
Leia também: Qual a diferença entre imposto e tributo?
Impacto nos relatórios financeiros e auditorias
Você provavelmente já sabe, mas os relatórios financeiros são fundamentais para a transparência e credibilidade de uma empresa, especialmente aquelas que buscam atrair investidores ou obter financiamentos.
O ano fiscal fornece o marco temporal necessário para padronizar e comparar esses relatórios, permitindo que os stakeholders avaliem o desempenho do negócio ao longo do tempo.
Por exemplo, uma empresa que busca um empréstimo bancário precisa apresentar relatórios financeiros confiáveis referentes ao último ano fiscal.
Esses relatórios incluem informações como balanço patrimonial, demonstrativos de resultados e fluxo de caixa. Se esses documentos não forem consistentes, o banco pode interpretar isso como um sinal de risco e recusar o financiamento.
Além disso, empresas que passam por auditorias externas precisam garantir que seus registros financeiros estejam alinhados ao ano fiscal.
Auditores verificam a consistência e a precisão dos dados apresentados, e qualquer discrepância pode gerar problemas regulatórios ou até mesmo comprometer a confiança de investidores.
10 dicas para estruturar seu negócio para o ano novo fiscal
Bom, agora chegou a hora de colocar tudo isso em prática, não acha? Separamos as 10 principais dicas para você fazer a melhor transição possível para o ano novo fiscal.
1. Faça um balanço do ano anterior
Já ouviu dizer que quem não conhece a história está fadado a cometer, no futuro, os mesmos erros do passado? Pois bem, antes de começar a se planejar para o ano que está começando, é uma boa ideia revisitar o ano anterior e fazer um balanço sobre as contas, despesas, tarifas, impostos e tudo o que gerou custo e ganho para o seu negócio.
Não esqueça de registrar todo o balanço e utilize essas informações para projetar os orçamentos disponíveis para cada departamento neste ano?
Adicionalmente, é necessária a elaboração de um plano de negócios, que deve ser reavaliado periodicamente, com base no acompanhamento constante do orçamento versus real?, completa Joanna Gonçalves, contadora e cofundadora do Grupo Escala – Contabilidade, Auditoria e Consultoria.
2. Saiba qual é o seu regime
Quando o assunto é o regime tributário, sua empresa se enquadra no Simples Nacional, no Lucro Presumido ou no Lucro Real? Se isso ainda é uma dúvida para você, corra para o seu contador e descubra.
Dependendo do regime no qual sua empresa se encaixar, os tipos e valores das tributações mudam bastante, e você precisa saber quais são eles para se preparar e arcar com todos.
Leia também: Qual é a tributação de uma loja virtual?
3. Fique de olho nas licenças
Dependendo da sua atividade econômica, você pode precisar de muitas licenças, e é importante consultar e estar ciente quanto aos requerimentos e os gastos.
Algumas delas são: licenças de funcionamento e do corpo de bombeiros, por exemplo, mas pode ser que você precise de outras autorizações ou mesmo necessite adaptar o espaço e as operações para que estejam em conformidade com a lei.
4. Treine sua equipe financeira
Investir no treinamento da equipe financeira é essencial para garantir que sua empresa esteja preparada para lidar com as demandas do ano fiscal.
Imagine uma equipe que, ao invés de trabalhar de forma reativa, está sempre à frente, antecipando problemas e propondo soluções. Isso só é possível quando todos os envolvidos têm um entendimento claro das normas contábeis, ferramentas tecnológicas e estratégias tributárias.
Por exemplo, uma pequena loja de varejo pode capacitar seu contador para identificar despesas dedutíveis, reduzindo os custos fiscais da empresa.
Já em um negócio de médio porte, uma equipe bem treinada pode otimizar o uso de softwares financeiros para gerar relatórios automáticos e precisos, poupando horas de trabalho manual e diminuindo o risco de erros.
5. Estabeleça metas claras
Metas claras são como um mapa para o sucesso do ano fiscal. Quando você define objetivos específicos e alcançáveis, toda a equipe se alinha em direção ao mesmo propósito.
Pense em um pequeno restaurante que busca aumentar sua margem de lucro em 10% ao longo do ano fiscal. Essa meta pode ser desdobrada em ações concretas, como negociar melhores condições com fornecedores e reduzir desperdícios na cozinha.
Para que as metas sejam realmente úteis, é importante que elas sigam o método SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido). Por exemplo, uma fábrica de médio porte pode definir como objetivo expandir sua operação para duas novas regiões até o final do ano fiscal.
6. Crie um calendário fiscal
Ter um calendário fiscal bem estruturado é como construir um roteiro para as finanças da sua empresa. Ele permite que você visualize as principais obrigações e organize os prazos com antecedência, evitando surpresas desagradáveis.
Pense em um pequeno negócio que, ao adotar essa prática, passa a cumprir com facilidade prazos importantes, como o pagamento de impostos e a entrega de declarações fiscais.
Um calendário eficiente começa com a identificação de todas as datas relevantes, como os prazos mensais para pagamento de tributos como o Simples Nacional, as obrigações trimestrais de envio de relatórios financeiros e os prazos anuais, como o da declaração de imposto de renda.
7. Não esqueça o capital de giro
O capital de giro é um importante recurso para manter sua empresa funcionando, mas como para muitos empreendedores representa um dinheiro que não sabem bem onde estão investindo, acabam deixando de empregá-lo.
A especialista alerta: Muitos negócios fecham antes de um ano de funcionamento por não terem capital de giro suficiente para segurar o custo fixo. Por isso, é fundamental a elaboração de um fluxo de caixa projetado para não ter surpresas?.
Vale lembrar que todos os aspectos financeiros devem ser organizados e regularizados para que a empresa sobreviva. Retirar dinheiro do caixa para pagar contas pessoais e prometer bonificações para os funcionários que você não tem como pagar são práticas proibidas!
8. Registre tudo
Planilhas e relatórios não fazem muito sucesso com empreendedores, mas é necessário adotá-los, se você deseja ter um bom ano fiscal e manter suas portas abertas. Sem essas ferramentas é muito fácil esquecer onde o dinheiro foi gasto, o que foi comprado e vendido, que contas precisam ser pagas e por aí vai.
Qualquer deslize ou esquecimento pode prejudicar bastante sua empresa nas apurações da Receita Federal e no recolhimento de tributos, tome cuidado!
9. Avalie oportunidades de investimento
O início de um novo ano fiscal é o momento ideal para revisar o desempenho financeiro anterior e identificar áreas promissoras para reinvestir os lucros.
Pense em uma empresa de pequeno porte que, após analisar seu fluxo de caixa, percebe a possibilidade de expandir sua oferta de produtos. Esse tipo de análise estratégica pode transformar os resultados do negócio no longo prazo.
Avaliar oportunidades de investimento exige tanto uma visão interna quanto externa. Internamente, analise o fluxo de caixa para garantir que há recursos disponíveis para novas iniciativas.
Externamente, considere tendências de mercado e inovações tecnológicas. Por exemplo, um software de automação pode reduzir custos operacionais, enquanto uma campanha de marketing digital pode ampliar a base de clientes.
10. Não fique só reclamando!
As tributações são uma das principais reclamações de empreendedores e empresários no país. Mas, com a ajuda de profissionais especializados em assessoria contábil ou jurídico-tributária é possível encontrar formas de reduzir os gastos e dinamizar os processos, tudo dentro da lei!
Preparar o seu negócio para o novo ano fiscal é uma etapa essencial para o sucesso de qualquer marca. Com uma estrutura sólida, você pode maximizar lucros, reduzir custos e evitar problemas regulatórios. Agora, é hora de aproveitar essas dicas e posicionar a sua loja para ter ótimos resultados nos próximos meses.
Organizando a questão financeira e burocrática, agora você pode olhar para os temas mais práticos para o seu negócio dar certo em 2025, não acha? Conheça todas as soluções do UOL Host e descubra o ecossistema de soluções para tudo o que você precisa na internet!