Como organizar a caixa de e-mail: 5 dicas infalíveis

Como organizar a caixa de e-mail: 5 dicas infalíveis

Organizar a caixa de e-mail é uma tarefa que muitas pessoas não gostam muito de fazer, mas não há como fugir dela!

Se passamos um dia sequer sem olhar as mensagens de e-mail, elas se acumulam e aí o tempo que se gasta analisando-as de uma vez pode atrapalhar a produtividade do dia a dia. Além disso, corre o risco de deixarmos passar alguma informação importante

Neste artigo, você vai saber como organizar os e-mails em sua caixa de entrada usando apenas cinco dicas infalíveis! 

Como uma caixa de e-mail organizada realmente impacta na produtividade

A produtividade está diretamente ligada com a organização, pois não se trata de fazer um monte de coisas ao mesmo tempo, mas sim de saber quais atividades são prioridade e as que podem esperar.

Mas, onde podemos encaixar a organização da caixa de e-mail? Deve-se pensar que o e-mail é o ponto de partida para que consigamos nos comunicar com o mundo profissional e pessoal, afinal, vivemos em um mundo digitalizado. 

Falaremos sobre eles mais adiante, mas é importante dividir o e-mail de trabalho e o da conta pessoal. É na caixa de entrada que conseguimos visualizar e escolher o que precisa ser resolvido na hora e o que pode deixar para depois. 

O ideal é que pelo menos 15 minutos do dia sejam dedicados à caixa de e-mail e realizada a triagem de mensagens, pois assim você saberá exatamente o que resolver, apagar ou se possível delegar para outras pessoas.

Quando se tem uma caixa de email organizada, conseguimos otimizar o tempo — vai sobrar tempo para você realizar outras atividades no dia a dia. Essa organização com o e-mail traz benefícios para outras áreas da vida.

5 dicas para organizar sua caixa de e-mail

O e-mail é uma ferramenta muito importante no envio e recebimento de mensagens diárias, por isso é preciso organizá-la para não se perder em meio a tanta informação. 

O acúmulo de mensagens na caixa de email é algo que precisa ser resolvido. Sabe quando você entra no seu email e visualiza uma mensagem ou um ícone que mostra quanto de memória você ainda tem para armazenar informações? 

A quantidade de memória oferecida pode não ser suficiente quando há desorganização das mensagens que chegam diariamente, afinal, cada e-mail ocupa uma porcentagem de espaço na memória do site. 

Pensando nisso, confira cinco dicas para organizar a sua caixa de email que separamos para você, acompanhe!

  1. Tenha contas diferentes para e-mail pessoal e comercial

Se for possível manter a conta profissional e pessoal separadas, a sua produtividade e organização de e-mails será muito maior, pois isso evitará que você se distraia com mensagens do trabalho e da sua vida pessoal.

Na caixa de e-mail privado, você pode manter o recebimento de e-mails de promoções de produtos, lazer e notificações das redes sociais, focando-os em um só lugar.

Já o e-mail profissional, será usado para marcar reuniões de trabalho, manter contato com os clientes, fornecedores e receber materiais que ajudem no crescimento da sua empresa.   

Visualize uma caixa de entrada de cada vez

Geralmente, os e-mails mais importantes estão na caixa de e-mail principal. Os demais, como recebimento de e-books, formulários e assuntos secundários serão automaticamente encaminhados para outras pastas (promoções, destaques, spam e etc).

Claro que você não precisa olhar todos de uma vez. Tente organizá-los por ordem de importância, conferindo por exemplo o e-mail profissional primeiro, depois o pessoal e assim por diante.

  1. Escolha um momento do dia para responder e-mails

Igualmente à ordem de prioridade, selecione também o melhor momento para responder os e-mails: pode ser antes de começar a trabalhar, após o almoço ou mesmo depois do expediente.

É muito importante encontrar um horário que seja adequado para você realizar essa tarefa, ok?

  1. Crie pastas por assuntos

Em sua caixa de e-mail, comece a criar pastas com os assuntos de prioridade, tais como: 

  • E-mails urgentes
  • Newsletters
  • Mensagens que contém materiais a serem lidos 
  • Até mesmo aqueles que precisam ser guardados.

Dessa forma, ficará mais fácil e organizado resgatar os e-mails sempre que necessário, afinal, você saberá onde está e sua caixa de entrada ficará vazia e poderá planejar inclusive as campanhas de e-mail marketing para o seu negócio!

Criar pastas com referencial de tempo

Essa dica funciona muito bem para quem tem a agenda corrida e deseja organizar os e-mails de forma mais prática.

Basicamente, funciona assim: você cria as categorias que deseja organizar para cada e-mail (mensagens recebidas hoje, caixa de entrada e etc) e assim que uma mensagem chegar, ela será direcionada para as pastas, ou seja, nada de bagunça!

Confira o exemplo:

• Caixa de entrada: é onde todos os e-mails chegam antes de serem organizados.

• Hoje: são as mensagens que você precisa conferir imediatamente.

• Semanal: são os e-mails que podem ser resolvidos ao longo da semana, ou seja, não são tão urgentes para o momento.

• Mensal: e-mails que podem esperar para serem lidos.   

• Para sua informação: é importante manter esse tipo de e-mail ali para você consultar posteriormente, mas no momento não precisa tomar nenhuma decisão ainda.

  1. Cancele e-mails promocionais

Sabe quando você está esperando receber um e-mail importante, mas quando abre a caixa de e-mail há inúmeras mensagens de propaganda de produtos e serviços que ninguém lembra de ter solicitado?

Pois é, para acabar com esse incômodo, basta descadastrar o seu e-mail de todas as páginas de anúncios e envio de marketing, clicando em cancelar inscrição.  

  1. Tente manter a caixa de entrada vazia

Por fim, depois de passar por todas as dicas, é hora de manter a caixa de entrada sempre vazia, afinal, você já terá organizado todos os e-mails nas categorias correspondentes.

Use o método: fazer, excluir ou adiar

  • Chega um e-mail na sua caixa de entrada. Ao analisá-lo, você percebe que não precisa dele e então, o melhor a fazer é excluí-lo imediatamente.
  • Um e-mail que fale sobre uma tarefa que diz respeito a esperar o gerente do banco dar a resposta sobre a compensação do pagamento que precisa ser repassado para fornecedores, basta adiar a tarefa, até que seja possível resolver a questão.
  • Chegou um e-mail informando que você precisa comprar materiais para produzir algum produto que será vendido em sua empresa? Então é hora de colocar a mão na massa e fazer essa tarefa.

Agora, você já sabe como organizar a sua caixa de e-mail profissional e pessoal! Traga mais credibilidade ao seu negócio e crie um e-mail totalmente personalizado para a sua empresa!  

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