Organizar a caixa de e-mail é uma tarefa que muitas pessoas não gostam muito de fazer, mas não há como fugir dela!
Se passamos um dia sequer sem olhar as mensagens de e-mail, elas se acumulam e aí o tempo que se gasta analisando-as de uma vez pode atrapalhar a produtividade do dia a dia. Além disso, corre o risco de deixarmos passar alguma informação importante
Neste artigo, você vai saber como organizar os e-mails em sua caixa de entrada usando apenas cinco dicas infalíveis!
Como uma caixa de e-mail organizada realmente impacta na produtividade
A produtividade está diretamente ligada com a organização, pois não se trata de fazer um monte de coisas ao mesmo tempo, mas sim de saber quais atividades são prioridade e as que podem esperar.
Mas, onde podemos encaixar a organização da caixa de e-mail? Deve-se pensar que o e-mail é o ponto de partida para que consigamos nos comunicar com o mundo profissional e pessoal, afinal, vivemos em um mundo digitalizado.
Falaremos sobre eles mais adiante, mas é importante dividir o e-mail de trabalho e o da conta pessoal. É na caixa de entrada que conseguimos visualizar e escolher o que precisa ser resolvido na hora e o que pode deixar para depois.
O ideal é que pelo menos 15 minutos do dia sejam dedicados à caixa de e-mail e realizada a triagem de mensagens, pois assim você saberá exatamente o que resolver, apagar ou se possível delegar para outras pessoas.
Quando se tem uma caixa de email organizada, conseguimos otimizar o tempo — vai sobrar tempo para você realizar outras atividades no dia a dia. Essa organização com o e-mail traz benefícios para outras áreas da vida.
5 dicas para organizar sua caixa de e-mail
O e-mail é uma ferramenta muito importante no envio e recebimento de mensagens diárias, por isso é preciso organizá-la para não se perder em meio a tanta informação.
O acúmulo de mensagens na caixa de email é algo que precisa ser resolvido. Sabe quando você entra no seu email e visualiza uma mensagem ou um ícone que mostra quanto de memória você ainda tem para armazenar informações?
A quantidade de memória oferecida pode não ser suficiente quando há desorganização das mensagens que chegam diariamente, afinal, cada e-mail ocupa uma porcentagem de espaço na memória do site.
Pensando nisso, confira cinco dicas para organizar a sua caixa de email que separamos para você, acompanhe!
- Tenha contas diferentes para e-mail pessoal e comercial
Se for possível manter a conta profissional e pessoal separadas, a sua produtividade e organização de e-mails será muito maior, pois isso evitará que você se distraia com mensagens do trabalho e da sua vida pessoal.
Na caixa de e-mail privado, você pode manter o recebimento de e-mails de promoções de produtos, lazer e notificações das redes sociais, focando-os em um só lugar.
Já o e-mail profissional, será usado para marcar reuniões de trabalho, manter contato com os clientes, fornecedores e receber materiais que ajudem no crescimento da sua empresa.
Visualize uma caixa de entrada de cada vez
Geralmente, os e-mails mais importantes estão na caixa de e-mail principal. Os demais, como recebimento de e-books, formulários e assuntos secundários serão automaticamente encaminhados para outras pastas (promoções, destaques, spam e etc).
Claro que você não precisa olhar todos de uma vez. Tente organizá-los por ordem de importância, conferindo por exemplo o e-mail profissional primeiro, depois o pessoal e assim por diante.
- Escolha um momento do dia para responder e-mails
Igualmente à ordem de prioridade, selecione também o melhor momento para responder os e-mails: pode ser antes de começar a trabalhar, após o almoço ou mesmo depois do expediente.
É muito importante encontrar um horário que seja adequado para você realizar essa tarefa, ok?
- Crie pastas por assuntos
Em sua caixa de e-mail, comece a criar pastas com os assuntos de prioridade, tais como:
- E-mails urgentes
- Newsletters
- Mensagens que contém materiais a serem lidos
- Até mesmo aqueles que precisam ser guardados.
Dessa forma, ficará mais fácil e organizado resgatar os e-mails sempre que necessário, afinal, você saberá onde está e sua caixa de entrada ficará vazia e poderá planejar inclusive as campanhas de e-mail marketing para o seu negócio!
Criar pastas com referencial de tempo
Essa dica funciona muito bem para quem tem a agenda corrida e deseja organizar os e-mails de forma mais prática.
Basicamente, funciona assim: você cria as categorias que deseja organizar para cada e-mail (mensagens recebidas hoje, caixa de entrada e etc) e assim que uma mensagem chegar, ela será direcionada para as pastas, ou seja, nada de bagunça!
Confira o exemplo:
• Caixa de entrada: é onde todos os e-mails chegam antes de serem organizados.
• Hoje: são as mensagens que você precisa conferir imediatamente.
• Semanal: são os e-mails que podem ser resolvidos ao longo da semana, ou seja, não são tão urgentes para o momento.
• Mensal: e-mails que podem esperar para serem lidos.
• Para sua informação: é importante manter esse tipo de e-mail ali para você consultar posteriormente, mas no momento não precisa tomar nenhuma decisão ainda.
- Cancele e-mails promocionais
Sabe quando você está esperando receber um e-mail importante, mas quando abre a caixa de e-mail há inúmeras mensagens de propaganda de produtos e serviços que ninguém lembra de ter solicitado?
Pois é, para acabar com esse incômodo, basta descadastrar o seu e-mail de todas as páginas de anúncios e envio de marketing, clicando em cancelar inscrição.
- Tente manter a caixa de entrada vazia
Por fim, depois de passar por todas as dicas, é hora de manter a caixa de entrada sempre vazia, afinal, você já terá organizado todos os e-mails nas categorias correspondentes.
Use o método: fazer, excluir ou adiar
- Chega um e-mail na sua caixa de entrada. Ao analisá-lo, você percebe que não precisa dele e então, o melhor a fazer é excluí-lo imediatamente.
- Um e-mail que fale sobre uma tarefa que diz respeito a esperar o gerente do banco dar a resposta sobre a compensação do pagamento que precisa ser repassado para fornecedores, basta adiar a tarefa, até que seja possível resolver a questão.
- Chegou um e-mail informando que você precisa comprar materiais para produzir algum produto que será vendido em sua empresa? Então é hora de colocar a mão na massa e fazer essa tarefa.
Agora, você já sabe como organizar a sua caixa de e-mail profissional e pessoal! Traga mais credibilidade ao seu negócio e crie um e-mail totalmente personalizado para a sua empresa!
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