Quando você pensa no sucesso da sua empresa, o que vem na sua cabeça? Investir pesado em anúncios? Fortalecer os canais de comunicação com o cliente? Criar descontos e promoções para alavancar as vendas?
Tudo isso é importante para que o seu negócio ganhe destaque e conquiste novos consumidores. Porém, é fundamental pensar no que pode ser feito nos bastidores, do outro lado do balcão. Está na hora de dar uma atenção especial às suas rotinas administrativas!
Por mais inovadoras que sejam as estratégias de vendas de uma empresa, é impossível pensar no sucesso delas sem um processo estruturado na rotina do empreendedor.
Afinal, os resultados positivos de uma marca têm início nas tarefas básicas, obrigatórias e rotineiras. Mas o que são rotinas administrativas?
É o que você começa a entender a partir de agora!
Rotinas administrativas: o que são e qual sua importância?
Rotinas administrativas são as atividades cotidianas, que ocorrem de maneira sistemática e contribuem para a conquista dos objetivos de uma empresa. Ou seja, elas devem fazer parte do dia a dia de qualquer negócio.
Se você ainda não pensou em como administrar suas atividades, a hora é agora!
Antes de pensar que as rotinas administrativas são cansativas e demandam muito tempo para serem executadas, é importante entender que elas são verdadeiras engrenagens.
Significa que, quando bem executadas, elas impactam positivamente todas as outras ações de uma empresa – das primárias até as mais estratégicas!
E você, sabe qual a importância das rotinas administrativas para uma empresa?
Além de deixar os processos mais fáceis, as rotinas administrativas auxiliam na organização das demandas, na previsão dos resultados e no cumprimento dos prazos.
Quais são os pilares das rotinas administrativas?
São inúmeras atividades que fazem parte das rotinas administrativas de uma empresa. Para você ter uma boa noção do que elas envolvem, podemos destacar que elas passam pela Gestão Financeira, Gestão de Pessoas e até pelo Marketing.
Entre as atividades financeiras que podem ser melhor planejadas estão:
- Emissão de notas fiscais e recibos
- Administração de folhas de pagamentos
- Controle de pagamento aos fornecedores
- Acompanhamento do fluxo de caixa.
Você conta com uma equipe para tocar o seu negócio? Então saiba que algumas ações são essenciais para o bom funcionamento da sua empresa.
Por exemplo, imagine que o pagamento dos funcionários sofra um atraso. Com certeza isso trará consequências graves à rotina, principalmente em relação a produtividade dos colaboradores.
Esse é apenas um exemplo de como uma administração mal gerida pode causar transtornos na rotina de um empreendedor. Por isso, o UOL Meu Negócio recomenda que você também tenha atenção a certas atividades que envolvem a gestão de pessoas:
- Gerenciamento de benefícios dos colaboradores
- Agendamento de exames admissionais/demissionais
- Organização de documentos e cadastramento de dados no sistema.
Vale lembrar que para empreendedores que não têm o auxílio de uma equipe, o fator disciplina se torna imprescindível. O motivo? Quando você toca o próprio negócio sozinho, tem muito mais autonomia para decidir como fazer cada atividade.
Fica mais fácil criar hábitos próprios, de acordo com o formato de trabalho. Com essa liberdade, é comum que muitos empreendedores se percam nas suas rotinas – inclusive resolvendo pendências pessoais no chamado horário comercial.
Não caia nessa armadilha. Mantenha a sua disciplina para alcançar os melhores resultados!
Saiba como montar a rotina administrativa da sua empresa
Vale lembrar que as rotinas administrativas funcionam como um ciclo. Ou seja, uma ação contribui para a outra e, no fim, você e seu negócio ganham um fluxo mais organizado.
Quer entender como iniciar esse processo na sua rotina empresarial?
O UOL Meu Negócio mostra quais são as 4 etapas básicas para você estabelecer rotinas administrativas na sua empresa:
1. Planejar
Para entender onde o seu negócio pretende chegar é fundamental estabelecer as estratégias necessárias para isso. É através de um planejamento eficiente que você coloca no papel o cenário atual da empresa – considerando questões internas e externas, analisando como o mercado está e quais são as previsões e tendências para o futuro.
2. Organizar
Com um planejamento estabelecido é possível ter uma visão ampla das rotinas administrativas que otimizam seus processos. Assim, fica mais fácil se organizar, estabelecendo quais atividades são prioridade.
Tente montar um fluxograma – um esquema que descreve todos os processos –, para evitar erros que comprometam a execução das atividades que são a base da sua empresa.
3. Liderar
Estabelecer as rotinas administrativas no papel é importante, mas é na prática que você terá os resultados que tanto espera. Por isso, se você tem uma equipe de colaboradores, é fundamental exercer a função de líder.
Além de ter empatia e inteligência emocional, é preciso ter a capacidade de delegar tarefas. Mas atenção! Nesta etapa, escolha aquelas que estimulem e sejam adequadas às habilidades de cada colaborador.
4. Controlar
Ter o controle das situações é fator básico para construir uma rotina administrativa. Dessa forma, fica mais fácil saber o que cada pessoa precisa fazer para a empresa conquistar um bom desempenho.
Reuniões diárias, relatórios de produtividade e outros meios de controle são fundamentais para que gargalos sejam identificados com antecedência, podendo ser tratados com mais facilidade e efetividade.
Como melhorar as rotinas administrativas?
Agora que você já sabe por onde começar, o UOL Meu Negócio vai mostrar como você pode manter as rotinas administrativas sempre em dia…
Em dia com seus compromissos, com as prioridades e, principalmente, com os objetivos que colaboram para o crescimento da sua empresa!
Use a tecnologia a seu favor
Se quer diminuir os erros operacionais e quer realizar tarefas de forma mais ágil, padronizada e otimizada, as ferramentas tecnológicas são a solução!
Alguns exemplos práticos são as planilhas para organização dos números, além dos recursos de computação em nuvem para acessar seus documentos online.
Crie um quadro organizador de tarefas
Além da criação de fluxogramas – que mostram através de uma representação gráfica quais atividades são prioridades, com definição de controles e prazos –, outra opção é usar ferramentas de gerenciamento que ajudarão sua rotina:
- Trello: ele possibilita que a sua equipe alimente cartões dispostos em um quadro. Esses cartões podem ser movimentados por colunas que indicam o andamento de cada projeto.
- Kanban: semelhante ao Trello, essa ferramenta também é separada por quadros. Cada um deles indicam os projetos a serem feitos, os que estão sendo realizados, os que já foram feitos e os atrasados.
- Runrun.it: é outra excelente opção para gestão de tarefas, projetos e fluxos de trabalho. Além disso, o Runrun.it facilita a distribuição das demandas, o controle dos prazos de entrega e a comunicação entre a equipe.
Mapeie os processos
Já que falamos em fluxograma, não podemos deixar de citar como eles podem ser criados. Para isso, você colocará no papel todas as atividades do seu negócio e quais são os processos envolvidos.
Tente detalhar todas as tarefas de gestão e sua ordem de execução. Por exemplo, é possível criar um fluxograma que mostra o caminho percorrido a cada pedido – desde o atendimento e os trâmites financeiros, passando pelo estoque até a expedição do produto!
Diferencie prioridades e urgências
Ter uma ordem de prioridades é essencial para ter uma rotina organizada. Porém, outra ação que não deve passar em branco é a definição das urgências. Como o próprio nome já diz, normalmente elas não estão indicadas no planejamento inicial, justamente porque surgem em momentos críticos.
Portanto, se mantenha atento(a) a essas “surpresas” e seja ágil para fazer adaptações quando necessário!
Otimize o seu próprio tempo
A regra é clara: quando você consegue controlar o seu tempo, consegue se dedicar ao que é mais importante para a empresa. Com menos gargalos, fica mais fácil delegar funções, e com isso, seus processos melhoram!
Sem contar que, com rotinas administrativas organizadas, os empreendedores têm mais tempo para avaliar a produtividade das equipes e a performance individual de cada colaborador.
Recompense as equipes
E claro, nunca se esqueça que quem irá definir se as rotinas administrativas serão eficientes ou não, é quem as executa. Portanto, garanta que seus colaboradores estão bem dispostos para se adaptar aos processos mais sistemáticos.
Uma boa maneira de motivá-los é através de recompensas. Tente criar metas para a realização das atividades e premie sua equipe com adicionais no salário, folgas ou até com a flexibilização de horários. Fica a dica!
Viu como as rotinas administrativas são a base de um negócio de sucesso?
Por isso, elas merecem atenção na mesma proporção que as outras atividades da sua empresa. É importante ter em mente que, se elas não forem bem administradas, até mesmo o futuro das suas vendas pode ser prejudicado.
Se você procura por dicas que auxiliem na sua jornada empreendedora, o UOL Meu Negócio é o parceiro certo para isso! Visite o blog e tenha acesso completo aos nossos conteúdos.
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