7 dicas para organizar e delegar tarefas da sua empresa

7 dicas para organizar e delegar tarefas da sua empresa

Para quem é dono de uma pequena empresa, as tarefas podem se acumular ao longo do tempo, sobrecarregando as responsabilidades para uma única pessoa. Com isso, algumas atividades podem ficar para depois. 

Nesse cenário, o acúmulo de atividades pode prejudicar de certa forma o crescimento do seu negócio, por não ter com quem contar e dividir as tarefas. 

Mas, existe uma solução que pode te ajudar a dar conta das atividades importantes da sua empresa, estando diretamente relacionada com a função de delegar tarefas. Ou seja, pedindo ajuda de pessoas de confiança, como familiares, amigos e parceiros profissionais.

Neste artigo, você vai descobrir como distribuir as tarefas e se sentir mais confiante no dia a dia da empresa!

Por que é importante saber organizar e delegar as tarefas?

Mesmo contando com 24 horas por dia, temos a sensação de que ainda é pouco e que não conseguimos realizar todas as tarefas necessárias. Fazer uma boa gestão do tempo é essencial para que tudo saia como o planejado, estabelecendo assim prioridades.

Em um pequeno empreendimento, é comum que o dono assuma muitas responsabilidades para si — o que é compreensível quando se abre uma empresa. 

Além disso, ele precisa lidar também com outras atividades do seu dia a dia, tentando equilibrar a vida profissional e pessoal da melhor maneira possível.

Mas, ao delegar tarefas as atividades são realizadas nos prazos corretos, sem abrir mão da qualidade de vida profissional e pessoal. 

Enquanto o empreendedor cuida de uma parte importante da empresa, as demais atividades podem ser distribuídas para as pessoas que estão dispostas a ajudar e a somarem com o seu negócio:

  • Amigos que entendem de um determinado assunto (como ajudar a precificar produtos e relacionar com os custos) e estão dispostos a te ajudar
  • Familiares (pais, mães e irmãos, por exemplo) que estão disponíveis em um determinado período do dia para atender alguns clientes, entregar pedidos e etc.
  • Deve-se lembrar de planejar o tempo em que cada tarefa é executada — quanto tempo levou para produzir e entregar um produto ao cliente
  • Valorize a experiência que essas pessoas têm para passar, aproveitando esse olhar para somar ao negócio

Além disso, determine prioridades: o que é mais importante no momento? Separe um dia para fazer uma lista e organizar tarefas da empresa, veremos isso no próximo tópico. 

As 7 perguntas para iniciar a organização das atividades

Vamos te mostrar agora como fazer para delegar tarefas no seu dia a dia de forma prática. Mas, antes iremos conhecer um método simples e de organização, chamado de 5W2H

O método 5W2H significa, em inglês:

  • What (O que será feito)?
  • Why (por que será feito)?
  • Where (onde será feito)?
  • When (quando será feito)?
  • Who (por quem será feito)?
  • How (como será feito)?
  • How much (quanto vai custar para fazer)?

Trata-se de sete questões usadas para definir as tarefas importantes que precisam ser feitas no dia a dia, deixando-as mais visuais e claras. Iremos conhecê-las a partir de agora:

  1. O que é?

Aqui você precisa ter noção das tarefas que precisam ser cumpridas. Para isso, enumere todas elas para que não se percam durante o dia. 

O que você prefere usar para se organizar? Há pessoas que gostam do bom e velho papel e caneta, outras são mais modernas e usam aplicativos ou programas de organização.

Procure especificar tudo o que você precisa fazer de forma mais clara possível, para que a sua mente se conecte com cada objetivo e ele seja concretizado.

Então, o princípio é o seguinte: quanto mais você tem controle sobre o que precisa fazer, torna-se mais fácil delegar tarefas para as pessoas certas, como mencionamos acima.

  1. Por que ela precisa ser feita? 

Quais as vantagens de se fazer essa tarefa, o que ela pode trazer de bom para a sua rotina? Essa é uma das perguntas que precisam ser respondidas durante a organização do seu dia.

  • Preciso pagar o fornecedor até o dia X, para que eu consiga receber a mercadoria dentro do prazo
  • Não posso deixar de atender o cliente Y que me enviou um pedido de compra, pois isso me trará lucros e aumento de clientes
  • Preciso fazer exercícios físicos todos os dias, pois isso me trará mais saúde e satisfação no meu trabalho (e na vida pessoal)
  1. Qual o objetivo dela?

As tarefas devem ter uma finalidade, um objetivo a ser cumprido. Além de saber porque a tarefa precisa ser feita, elas precisam ter um motivo, uma funcionalidade.

Alguns objetivos que você pode elencar são:

  • Preciso aumentar o faturamento para o valor X até o final do ano
  • Precificar corretamente os meus produtos sem diminuir a qualidade deles
  • Delegar tarefas para algum parceiro freelancer (para ajudar na organização das contas, por exemplo) pode otimizar o meu  tempo de produção
  1. Quem poderá realizar?

São as pessoas envolvidas na tarefa, quem mais participa com você. Se ainda não sabe quem pode te ajudar, compartilhe a sua necessidade com as pessoas mais próximas e de confiança.

Delegar tarefas pode ser um desafio no início, mas a longo prazo trará muitos resultados para o seu negócio, principalmente quando as pequenas atividades são passadas para alguém realizar

  1. Quando ela deverá ser finalizada?

Determine o prazo de cada tarefa, mesmo que seja uma ida ao banco para pagar uma conta, pois é muito importante cumprir datas e horários. 

Assim você terá controle de quando as atividades deverão ser realizadas e poderá ficar mais tranquilo e organizado no dia a dia.

  1. Onde ela pode ser feita?

Pode ser o local de trabalho em um espaço físico ou em estilo home office. Aqui você pode determinar o que precisa ser feito em cada ambiente.

  • Pagar contas exige que o empreendedor, em alguns casos mais burocráticos, vá ao banco, por exemplo
  • Comprar mercadorias exige que o empresário faça telefonemas, envie e-mails ou vá até os fornecedores
  • Organizar os documentos e outras rotinas simples do dia a dia, podem ser feitas no escritório em casa (pode ser na sala ou em um quarto específico)
  1. Quanto custa essa atividade?

Trata-se dos custos que envolvem o processo, desde pagar as contas que exigem um valor disponível do caixa da empresa até o investimento em produtos de fornecedores.

Ou seja, tudo deve ser contabilizado diariamente. 

Criando um banco de dados das tarefas

Depois de passar por todo esse processo de responder às sete perguntas e colocá-las em prática, o empreendedor deve fazer um registro de como foi a sua experiência. Como se fosse um banco de dados disponível para acesso sempre que você precisar.

Isso serve também para as pessoas escolhidas para te ajudar em cada tarefa, pois, se tiverem dúvidas, poderão otimizar o tempo recorrendo ao seu banco de dados de como fazer cada coisa.

Então, para que a sua vida pessoal e profissional fique ainda mais organizada, você pode utilizar uma agenda, um planner (uma ferramenta muito eficaz para planejar cada tarefa do seu dia) ou até mesmo o Trello, que é um aplicativo e site capaz de mostrar:

  • As tarefas que precisam ser feitas
  • Aquelas que estão em espera
  • As que já foram concluídas   
  • E o que cada pessoa está fazendo (no caso de delegar tarefas, como citamos aqui neste artigo)

Colocando as ideias em prática, fica muito mais fácil ver o seu negócio crescer e se expandir sem que uma única pessoa fique sobrecarregada.