Planejamento de Negócio

Como priorizar tarefas do dia a dia utilizando a matriz de esforço e impacto?

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A cabeça do empreendedor brasileiro vive cercada de novas ideias, não é mesmo? Surgem estratégias para aumentar as receitas, aparecem planos para conquistar novos clientes, e no meio de tudo isso não falta a vontade de acelerar o crescimento do negócio.

Mas antes de colocar todos esses planos em ação, é necessário estabelecer um diálogo entre oportunidades e recursos, ou seja, é importante se concentrar no que realmente interessa e utilizando o que se tem disponível.

Com tantos caminhos possíveis, como definir qual é a ação mais eficiente para a sua empresa?

A matriz de esforço e impacto pode ser uma excelente alternativa para você entender como priorizar tarefas. Ela divide os seus compromissos em 4 grupos, classificando-os de acordo com o impacto gerado e o esforço aplicado.

Do aumento da produtividade ao crescimento dos resultados, são diversos os benefícios que podem ser obtidos com a inclusão dessa ferramenta na sua rotina empresarial.

Quer entender melhor sobre a matriz de esforço e impacto? Fique conosco e descubra como o seu negócio pode ganhar com tarefas mais práticas e eficientes!

O que é a Matriz Esforço e Impacto?

O aumento da produtividade é o sonho de qualquer pessoa que trabalha com o empreendedorismo, não é mesmo? Na busca por soluções que auxiliam no cumprimento de metas, você pode se deparar com ferramentas que apontam o melhor caminho para alcançar o seu objetivo.

A análise SWOT (ou FOFA), por exemplo, faz uma análise que identifica os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças do seu plano de negócios. De maneira semelhante, você também pode usar a Matriz de Esforço e Impacto, que serve para entender quais ações devem ser tratadas como prioridade.

Em meio a uma grande lista de afazeres, com essa ferramenta você consegue identificar quais devem ser cumpridos primeiro e, claro, considerando sempre as ações capazes de gerar mais resultados.

De uma forma simples e direta, a sua empresa passa a contar com mais clareza na execução das atividades!

Vantagens de se utilizar a matriz para priorizar tarefas no seu negócio

Está precisando aumentar os resultados? Então a matriz de esforço e impacto pode fazer toda a diferença nos números do seu negócio! Com ela, você (ou sua equipe) passam a gerar mais resultados com menos esforços.

Isso porque a ferramenta ajuda o dono do negócio a ter foco no que realmente interessa. A partir deste ponto, fica mais fácil observar que uma etapa complementa a outra e, assim, os resultados começam a aparecer.

Com foco, você concentra esforços em uma única tarefa e consegue alcançar um melhor rendimento. Além da otimização de tempo, com o uso da matriz você ainda consegue:

  • Recuperar projetos que perderam o prazo
  • Melhorar os processos que estão com resultados abaixo do esperado
  • Obter maior segurança em relação às tomadas de decisão

Entenda os quadrantes da Matriz

Para você entender como a matriz é dividida e para que possa colocá-la em prática, o UOL Meu Negócio explica o que significa cada um dos quatro quadrantes. 

Na matriz de esforço e impacto eles são separados por dois eixos, vertical e horizontal. As atividades são divididas de acordo com o tempo gasto em cada ação e com o impacto que ela trará. 

No primeiro eixo, podem ser abordados fatores como lucro, vendas e satisfação do cliente. Já no segundo, podem entrar esforços que consideram o tempo, energia, dinheiro ou mão de obra que será empregada na tarefa.

Confira com mais detalhes o que colocar em cada quadrante da sua Matriz Esforço e Impacto.

Quadrante I – Baixo esforço e Alto impacto

Quando o empreendedor realiza as tarefas que estão neste quadrante, costuma colher excelentes resultados. Sabe por quê? Porque este espaço é destinado a tudo que é produtivo e funciona como combustível para a empresa caminhar e evoluir.

Portanto, sempre que possível, inclua ao menos uma destas tarefas na sua rotina diária. Em troca, você terá algumas boas recompensas a curto prazo!

Entre as tarefas que você pode definir como imediatas, estão: o pagamento dos fornecedores (algo básico para a sua empresa manter a disponibilidade dos produtos), além de estudos que fazem você entender as necessidades do seu público-alvo e pequenos projetos que aprimoram a sua visão de mercado.

Quadrante II – Alto esforço e Alto impacto

Está em busca de resultados mais relevantes? As atividades deste quadrante serão as responsáveis por fazer você atingir tal objetivo. Mas, saiba que será preciso reservar um tempo maior para executá-las ou um pouco mais de capital para tirá-las do papel.

Por isso, é recomendado reservar uma boa dose de disciplina e paciência!

Na lista de tarefas que você pode programar, estão: melhorias em projetos, compra de materiais mais complexos, mudanças organizacionais – no caso de negócios que contam com uma equipe de vendas, por exemplo.

Quadrante III – Baixo esforço e Baixo impacto

Nas tarefas destinadas a esse quadrante o empreendedor consegue cumprir os resultados necessários sem muito esforço. Ou seja, podem ser incluídas aquelas atividades que são fundamentais para o negócio funcionar, mas são mais burocráticas e já fazem parte da sua rotina.

Como exemplo podemos citar: o pagamentos de contas, emissão de notas fiscais e envio de e-mails.

Quadrante IV – Alto esforço e Baixo impacto 

Você acredita que precisa realizar uma tarefa específica, mas sabe que ela é maçante e até mesmo desgastante? Então antes de colocá-la em prática é melhor rever a sua necessidade de execução.

As ações reservadas para este quadrante costumam ser demoradas, além de proporcionarem resultados pouco relevantes. Portanto, evite ao máximo ou, se possível, adie a realização dessas tarefas.

Entre elas podemos destacar, por exemplo, as pequenas mudanças estéticas no site ou na rede social da sua marca, que na prática, não vão alterar significativamente a experiência do seu cliente.

Aprenda como fazer e aplicar a matriz de esforço e impacto no seu dia a dia

Antes de continuar, é importante refletir e definir o objetivo do seu negócio. Conseguiu captar? Agora, vamos à segunda pergunta: esse objetivo agrega valor à sua marca?

Se a resposta for positiva, você já está pronto(a) para aplicar a matriz de esforço e impacto na sua rotina. Vamos a um passo a passo bem prático?

Tente colocar no papel quais ações poderiam ser feitas para que você alcance aquele objetivo idealizado agora a pouco — se você conta com o apoio de uma equipe, vale experimentar a troca de ideias, pois dessa forma, é possível colher vários pontos de vista.

Agora, é importante definir o esforço gasto em cada uma das atividades e quais os prováveis impactos que elas trarão ao seu objetivo (ou projeto). 

Depois, considere fazer uma rápida análise de cada um para determinar:

  • Quais atividades são de alto impacto
  • Quais atividades são de baixo impacto
  • Quais delas necessitam de alto esforço
  • Quais delas necessitam de baixo esforço

Pronto, a sua matriz de esforço e impacto já conta com todas as informações para ser colocada em prática. Mas, para manter a organização desde já, não esqueça de incluir cada atividade que você definiu nos seus respectivos quadrantes!

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